Las tres formas válidas
El artículo 6 de la Resolución 20263040016075 de 2026 da por válidas las operaciones registradas en el RNDC por cualquiera de estas vías:
- En línea por interoperabilidad: el software de la empresa se conecta al RNDC por web service (el manual menciona SOAP y REST).
- En línea en la plataforma del Ministerio: el portal web del RNDC, donde se digita cada registro.
- Las aplicaciones móviles del RNDC que dispone el Ministerio.
Cuándo basta el portal
Si la empresa expide pocos manifiestos, el portal cumple la obligación y no cuesta nada. El problema aparece con el volumen: cada remesa, manifiesto y cumplido se digita a mano, la información queda en el sistema del Ministerio y no en uno propio, y todo lo demás (facturación, contabilidad, informes para el cliente) se vuelve a digitar en otro lado.
Cuándo conviene un software conectado al RNDC
- Cuando la misma remesa se digita dos veces: una en el sistema interno y otra en el RNDC.
- Cuando hay que vigilar a diario los controles del 20 % de cumplidos, fletes y facturas, que bloquean la operación si se superan.
- Cuando la factura electrónica con el flete se debe cargar al RNDC y conviene que salga de la remesa cumplida, no de una hoja aparte.
- Cuando los clientes piden rastreo o quieren crear sus despachos desde su propio sistema.
- Cuando se quiere conservar el historial en un sistema propio, por ejemplo ante el cambio al RNDC 360 anunciado para 2027.
Si el RNDC se cae
El plan de contingencia del manual (numeral 9.1) distingue dos casos. Si falla el web service pero el portal funciona, hay que reportar por el portal. Si la falla es de la infraestructura del Ministerio, el viaje puede salir con el PDF del manifiesto y de las remesas sin radicado ni código QR, y todo debe reportarse al RNDC en un máximo de 48 horas después de restablecido el servicio. Si la falla es de la empresa, no aplica la contingencia.
Un software útil para estos casos guarda el documento, lo marca como pendiente y lo reenvía en cuanto el RNDC responde.
Qué preguntarle a un proveedor
- ¿Reporta por web service con el usuario de mi empresa, o tengo que seguir entrando al portal?
- ¿Qué pasa con un documento cuando el RNDC lo rechaza o no responde?
- ¿Muestra los errores del RNDC en lenguaje claro?
- ¿Ya trabaja con los controles de la Resolución 20263040016075 de 2026?
- ¿Carga la factura electrónica con el flete al RNDC?
- ¿Cómo se adaptará al RNDC 360?
Longistik
Longistik reporta al RNDC por web service con las credenciales de tu empresa. Si el RNDC se cae o rechaza un documento, lo guarda como pendiente, con el error traducido, para reenviarlo sin volver a digitar. También carga al RNDC la factura electrónica con el flete y se integra con la DIAN, Siigo, World Office y Alegra.